北京同心互惠社工服务中心财务制度

北京同心互惠社工服务中心财务制度

（2016年7月1日起试行）

一. 财务借支、报销、审批制度

（一）借款的手续及审批程序

1.   为方便开展工作，工作人员可领取一定数额的备用金（备用金一般以一次活动、出差所需的费用为限）。借款金额在2000以下由项目负责人签字，2000元以上须由主任或其授权人批准签字。

2.   任何借款均需填制“借款单”，注明借款日期、借款用途、金额、最迟归还/清算时间。

3.   借款人在借款单上签名，交项目负责人或主任审批，在得到批准后出纳方可给予借支款项。

4.   中心不向外部借出款项。试用期员工、实习人员、志愿者等临时借款，须由安排其工作的正式员工办理借款手续。

5.   中心不提供私人借款。

6.   任何借款均需遵守“现金和支票管理”的相关规定。

7.   各项借款每年12月31日前必须全部结报完毕。

（二）报销的手续及审批程序

1． 报销/付款审批者及审批权限

⑴ 下列支出必须经执委会会议通过：

    - 5000元以上非正常支出。如责任事故赔款、罚没款；

    - 购置房产，购置大型设备，投资新项目，开设新项目点的支出预算，等等；

    - 中心年度、半年度预算和项目预算。

⑵ 主任负责审批如下支出：

    - 行政办公费用；

    - 人员报酬；

    - 购置固定资产；

    - 项目启动资金；

    - 5000元以内的预算外支出；

    - 每月底中心主任审核所有帐目并签字。

⑶ 项目负责人负责审批如下支出：

    - 5000元以下的预算内支出。

以上审批者因故不便审批时，由其授权代理人负责审批。任何费用财务人员均有责任和权利进行最终审核，并依据财务制度决定是否给予报销。

根据回避制度，中心主任本人经办的费用应由其他人员审批，但是由于目前本机构工作人员较少，因此主任本人经办的费用由出纳认真履行审核职能后即可入账。

2． 报销/付款程序

经手人取得正规合法的报销单据，或编制清晰翔实的费用清单，并在单据上签名

（发票抬头开：北京同心互惠社工服务中心）

↓

经第二者（或更多人）证明或验收，在单据上签名

↓

经手人持单据找审批者审批并由其签字

（审批人不在而又须及时报帐的，应先征得审批人同意，并在其回来后及时补上签字）

↓

会计或出纳对单据进行审核，并予以报销

↓

每月底总干事审核所有支出

注：① 出差及日常花费要及时报帐(一周之内)

② 500元以上的预算须至少提前一天提交申请表格，1000元以上的须至少提前三天

3．对报销票据的规定

⑴ 原始凭据应当客观真实

工作人员获取的发票和收据，必须是真实的收款单位以真实的事由开具，不得用其他单位或其他事由的“正规发票”来作为报销的原始凭据。

(2)原始凭证应当完整清晰

报销餐费，需在发票后注明事由和用餐人；报销交通费，需在车票后注明事由和目的地；报销办公用品或材料等，需附超市小票或物品清单（反映所购物品名称、数量、单价、金额）。

(3)报销凭据应当准确可靠，相互一致

工作人员报销费用支出应当填制费用报销单，费用报销单与原始凭据之间、相关原始凭据（如发票与电脑小票、酒店结算单、验收单等）之间、原始凭据自身内容应当相互一致，金额应当计算准确，相互对应。

(4)报销凭据的填制应当规范

工作人员报销费用支出填制费用报销单时，应规范填写所属业务项目、日期、费用明细项目、摘要、金额等事项，如实反映经济业务的实际情况，并由报销人、验收人/证明人、审核人、审批人等签名完备。

(5)确实无法取得原始凭证特殊情况处理

收款单位可以提供收据的，应尽量要求其提供加盖财务章的收据，须注明收款人地址、电话等，报销时并需详细注明事由。

收款人无法开具普通收据，如：采购人员在农贸市场采购蔬菜、水果等，出差人员在农村发生伙食、住宿、交通等无法取得发票甚至收据，可用本单位制定的格式收据以真实的收款方和事由填制，取得收款方签字和相关人员签字证明，必要时注明收款人地址、电话等，报销时需详细注明事由。重大金额的支付还需提供相关的合同作为原始凭据。

(6)原始凭据遗失处理

如有票据丢失需写明情况，并由相关负责人签字。

(7)用现金支付的工资、讲课费、各项补贴等

必须编制费用领取清单，注明领款人姓名、劳务内容及单价、时间、领款金额、联系方式等必要信息，并由领款人亲自签名。当领款人无法当面领取时，出纳可以通过银行汇款方式将款项全额汇入其个人帐户内。注：如超出应纳个税标准的还需要留下领款人身份证号码。

二. 货币资金管理

1.   日常零星开支所需库存现金限额为2000元，超额部分应存入银行。

2.   出纳定期核对银行账户，每月核对一次，编制银行存款余额调节表，使银行存款账面余额与银行对账单余额调节相符。如调节不符，应查明原因，及时处理。

3.   禁止以不符合借款制度的白条抵账。

4.   员工因工作需要借用现金，需填写“借款单”，经主任批准签字后方可借用。并按借款审批程序执行。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。

5.   出纳人员应当建立健全现金、银行存款账目，逐笔记载现金、银行款项支付。做到日清月结，账账、账实相符，账目清楚，手续完善。

6. 不得向私人借出款项。

三. 财务印章、支票、收据的管理

1.   财务章由出纳负责保管，任何人使用均须得到主任的同意。法人章由法人本人保管。

2.   支票由出纳负责保管。使用支票时须由主任或其授权代理人在存根联上批准签名，然后将支票按批准金额封头，加盖印章，领用人须同时在支票存根联上签名。

3. 收据（三联）由会计负责保管，收据和发票购买后应做登记并编号保存，出纳需用时到会计处作登记领取，出纳使用完的收据必须归还会计保管，会计在收到出纳使用完的收据时，须检查收据内联是否完整无缺，开具的内容和金额是否准确无误等，检查无误后妥善保存。

四. 财务人员岗位职责

一. 会计岗位职责及任职条件

见附件

二. 出纳岗位职责及任职条件

出纳岗位职责：

出纳负责办理本中心全部资金收支报帐工作。在中心主任领导下展开工作，对中心负责人负责，在工作过程中严格遵守本中心各项财务制度。具体工作职责如下：

1.   认真执行本中心各项财务管理制度；

2.   办理日常经费支出、专项支出的报销、报帐业务，严格审核现金收付凭证；

3.   办理银行转帐、汇款、提取现金等业务。积极配合银行做好对帐、报帐工作。

4.   逐笔登记现金、银行存款日记帐，做到日清月结、帐目清晰；

5.   统一管理中心各个项目的资金，按支出的时间先后顺序逐笔登记日记帐。同时需按照项目的费用类别，登记项目费用明细帐；

6.   办理本中心应收款项的催收，应付款项的结算工作；

7.   负责购买、保管本中心的现金支票、转帐支票和专用报销凭证等各种票据；

8.   按照资助方要求提供项目财务报告，并接受资助方审计或配合外部审计公司的审计；

9.   参与本中心各项预算工作，提供财务数据资料；

10. 负责本中心固定资产管理；

11. 具有查询本中心各项收支业务情况的权利；

12. 接受中心指派人员每月清点库存现金及核对银行存款帐面余额与银行对帐单是否相符

13. 完成中心负责人交办的其他事项。

出纳任职条件：

1．具备中等学历，熟练使用办公软件及办公设备。

2．具备良好的职业道德和工作责任心，坚持原则，秉公办事，不徇私情。

3．了解中心内部财务管理制度及预算安排情况，掌握本中心财务报销、审批权限等规定。

五. 出纳工作规范及流程

1.   原始凭证的初审。出纳受理本中心经办人的收入票据和支出票据时，须对原始凭证进行预审，审核的内容包括：原始凭证的真实性、完整性、合法性，经济业务金额的准确性。具体包括：

a)   原始凭证的抬头、摘要、金额是否完整，有无涂改；有无税务或财政监制章、出票单位财务专用章或发票专用章等；数量和金额计算是否正确；原始票据的名称、日期、填制单位是否齐全，票据的大小写金额填写是否相符；发票的出票单位名称与发票所盖章的名称是否一致。

b)   检查经办人、验收人（证明人）、审批人的签字是否完备，是否符合财务管理制度和审批权限规定；

c)   银行结算票据填写的正确性、有效性；

d)   审核费用支出是否符合项目预算的标准和资助方的其他财务要求。

e)   单据审核无误后，出纳需在单据上签名确认。

2.   原始凭证的整理。对初审合格的原始凭证，进行整理、归类、粘贴、汇总并核实凭证张数和金额。

3.   填制、录入报账单。对整理好的原始凭证按中心规定的格式填制报账单。要求项目填写齐全，一事（指经济业务）一单。报账单上注明该笔支出所属的费用类别

4.   经办人应按原始凭证填写支出凭证，并经本中心总干事签字或项目负责人签字后，出纳方可给予报销。

5.   发放工资、劳务费、各类补贴时，必须编制费用领取清单，注明领款人姓名、劳务内容及单价、时间、领款金额、联系方式等必要信息，并由领款人亲自签名。当领款人无法当面领取时，出纳可以通过银行汇款方式将款项全额汇入其个人帐户内。注：如超出应纳个税标准的还需要留下领款人身份证号码。

6.   办理资金借支手续。本中心员工如确需领取支票时，需按照支票管理规定填写支票领取单，并经中心主任（或其授权人）签字后方可办理支票领取手续。因召开会议、出差等，需预先借支备用金时，需先由借款人填写“借款单”，交由中心主任审批（预算内可由项目负责人批准）后，出纳方可给予办理借支手续。各项借款每年12月31日前必须全部结报完毕。

7.   出纳受理报帐业务后，应及时办理报帐手续，不得积压。

8.   出纳调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续，由中心负责人监交。

备注：本财务制度自2016年7月1日起试行，经第一届第2次理事会会议通过后正式确定。

附件：会计岗位职责及任职条件

职务名称：会计            上级主管：主任                 负责下属：出纳